El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) es una herramienta esencial implementada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para identificar a las personas naturales que, directa o indirectamente, poseen, controlan o se benefician de una entidad jurídica en Colombia. Mantener este registro actualizado es crucial para garantizar la transparencia y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUB?
Según la normativa vigente, deben inscribirse en el RUB:
- Sociedades y entidades nacionales, con o sin ánimo de lucro, según lo establecido en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario.
- Establecimientos permanentes conforme al artículo 20-1 del Estatuto Tributario.
- Estructuras sin personería jurídica o similares que cumplan ciertos criterios.
Es importante destacar que entidades públicas, embajadas y organizaciones internacionales acreditadas por el Gobierno nacional están exentas de esta obligación.
Plazos para la actualización del RUB en 2025.
La DIAN ha establecido que las actualizaciones del RUB deben realizarse en los siguientes plazos:
- Cortes trimestrales: Si al 1 de enero, abril, julio o octubre de 2025 se han producido cambios en la información registrada, la actualización debe efectuarse dentro del mes siguiente al corte.
- Nuevas entidades: Las empresas y estructuras sin personería jurídica recién constituidas tienen un plazo de dos meses desde su inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) para registrarse en el RUB.
Por ejemplo, si una modificación en la información de los beneficiarios finales ocurre el 15 de enero de 2025, la actualización correspondiente debe realizarse antes del 28 de febrero de 2025.
Procedimiento para la actualización.
La DIAN ha proporcionado una guía detallada para facilitar el proceso de actualización del RUB. Los pasos generales incluyen:
- Acceder al portal de la DIAN: Ingrese con su usuario y contraseña.
- Seleccionar la opción del RUB: Ubique la sección correspondiente al Registro Único de Beneficiarios Finales.
- Actualizar la información: Modifique los datos necesarios, asegurándose de completar todas las secciones relevantes.
- Guardar y enviar: Revise la información y envíela para su registro.
Sanciones por incumplimiento.
El no cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el RUB puede conllevar sanciones significativas:
- No inscripción oportuna: Multa de $28.000 por cada día de retraso.
- No actualización de la información: Multa de $38.000 por cada día de retraso.
- Suministro de información incorrecta o incompleta: Multa de $3.800.000.
- No proporcionar información tras requerimiento de la DIAN: Sanción equivalente al 0.5% de los ingresos netos o del patrimonio bruto de la entidad, sin exceder $570.000.000.
Estas sanciones resaltan la importancia de mantener la información del RUB actualizada y precisa.
La actualización oportuna del Registro Único de Beneficiarios Finales es esencial para el cumplimiento normativo y la transparencia empresarial en Colombia. Las entidades obligadas deben estar atentas a los plazos establecidos y asegurarse de que la información proporcionada sea precisa y esté actualizada, evitando así posibles sanciones y contribuyendo a un entorno empresarial más transparente.